Jual Arsip Tidak Boleh, Kadispersip : Bisa Kena Sanksi Pidana

BANJARMASINPOST.CO.ID, BANJARBARU – Pengelolaan arsip ternyata memiliki peraturan tersendiri. Ada aturan dalam pengelolaan arsip yang perlu diperhatikan oleh pihak-pihak terkait.

Tak bisa dipungkiri arsip dokumen fisik yang terus menumpuk akhirnya akan banyak memakan tempat. Terkadang ada beberapa lembaga/kantor yang menyiasati arsip habis masa retensi dengan dijual sehingga memperoleh keuntungan. Tetapi, apakah arsip boleh dijual?

Menjual arsip, umumnya dalam bentuk kertas, kepada pengepul dapat memberikan keuntungan.

“Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan (Kalsel) Dra Hj Nurliani MAP, saat acara pemusnahaan arsip tahun 2024, di Depo Arsip Pemprov Kalsel, Selasa (17/12/2024) pagi.

“Tindakan menjual arsip itu dilarang? Bahkan bisa dikenai sanksi pidana,” tegas Kadispersip Kalsel.

Pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Nah, pada peraturan dan UU tersebut telah diatur bagaimana prosedur pengarsipan umum yang wajib diberlakukan di Indonesia. Mulai dari penerbitan penciptaan arsip, pengelolaan dan pemeliharaan, penyusutan volume arsip dengan cara dimusnahkan.

“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” tandas Kadispersip Kalsel.

Di penghujung tahun 2024, Dispersip Kalsel memusnahkan arsip habis masa retensi dari tiga instansi. Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Provinsi Kalsel sebnyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019.

 Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001, dan RSUD Dr HM Ansyari Saleh Provinsi Kalsel sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.

“Total arsip yang kita musnahkan hari ini dari tiga SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966 hingga 2019,” sebut Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, Wildan Akhyar SE MS.

Mengapa Arsip Tidak Boleh Dijual?

Coba perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang. Nah, tak jarang bukan menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.

Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan.

“Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” kata Kadispersip Kalsel