Jual Arsip Tidak Boleh, Kadispersip : Bisa Kena Sanksi Pidana

Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan. “Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar,” jelas Nurliani yang akan mengakhiri masa menjadi abdi negara pada Februari 2025 mendatang.

“Karena arsip tidak boleh dijual, penting untuk kita mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang berlaku,” pungkasnya.

Menurut Kabid Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, arsip harus dimusnahkan, bahkan merupakan tahap akhir dari pengelolaan arsip yang telah ditentukan oleh pemerintah. Adapun memusnahkan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan. Berikut tahapan-tahapannya:

Pemeriksaan, apakah arsip tersebut sudah habis masa penyimpanan dan nilai gunanya. Tahapan pemeriksaan ini dilakukan sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan wajib dicatat informasinya, meliputi nomor, jenis dokumen arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen arsip, dan keterangan informasi arsip.

Membentuk panitia pemusnahan arsip, agar pemusnahan dokumen arsip wajib dilakukan melalui langkah prosedur yang benar.

Penilaian, pihak panitia melakukan tahap penilaian terhadap arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan.

Pelaksanaan tahap pemusnahan dokumen/arsip. Pembuatan/penulisan terkait berita acara pemusnahan arsip.

“Itulah langkah dan tahapan yang wajib dilalui sebelum melakukan pemusnahan arsip. Berapa tahun arsip boleh dimusnahkan? Pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan,” jelasnya.

Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. “Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” pungkasnya.

Data arsip yang sudah dimusnahkan Dispersip Kalsel dari tahun 2018 hingga 2024 :

2018 dimusnahkan 294 berkas milik Inspektorat  Prov Dati 1 Kalsel kurun waktu arsip 1992-2001.

2019 pemusnahan 870 berkas, Biro Keuangan Setwilda TK 1 Kalsel kurun waktu 1963-2005.

2020 dilakukan dua kali pemusnahaan arsip pada bulan April sebanyak 26.585 berkas milik Biro Kepegawaian Setwilda Tk 1 Kalsel kurun waktu1973-1987. Kemudian pada bulan November pemusnahan 21.487 berkas kurun waktu 1967-2005 milik enam instansi di lingkungan Pemprov Kalsel.